Cruz Vermelha Portuguesa moderniza Workplace Digital com a Claranet Portugal
O Cliente
Fundada a 11 de fevereiro de 1865, a Cruz Vermelha Portuguesa (CVP) é a sociedade nacional portuguesa do Movimento Internacional da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho – a maior rede humanitária do mundo. Com uma missão centrada na prestação de assistência humanitária e social, em especial aos mais vulneráveis, a CVP atua nas áreas da Saúde, Ação Social, Emergência e Ensino/Formação, respondendo anualmente às necessidades de cerca de um milhão de beneficiários.
Com sede em Lisboa com 119 Delegações Locais, 18 Centros Humanitários e 22 Extensões das Delegações Locais, distribuídos por todo o país, a CVP conta com aproximadamente 2 878 colaboradores e um orçamento anual de cerca de 116 milhões de euros. A escala e a dimensão geográfica da organização tornam a comunicação e a colaboração entre equipas um vetor estratégico insubstituível para o cumprimento da sua missão.
O Desafio
A transformação digital acelerou-se de forma irreversível nos últimos anos, impulsionada por mudanças estruturais nos modelos de trabalho e por uma crescente dependência de ferramentas digitais para garantir continuidade operacional. Para as organizações com presença nacional, como a Cruz Vermelha Portuguesa, este imperativo de modernização tornou-se ainda mais urgente: colaboradores dispersos por todo o território, a trabalhar em contextos operacionais muito diversos, precisam de aceder a ferramentas de comunicação e colaboração de forma simples, segura e consistente, independentemente do local ou dispositivo.
A CVP operava com uma infraestrutura de messaging On-Premises que, ao longo do tempo, se foi tornando um fator de limitação. Manter servidores de Exchange locais exigia um esforço operacional crescente por parte das equipas de IT: atualizações de segurança regulares, gestão de capacidade, garantia de disponibilidade – tarefas que consumiam tempo e recursos que poderiam ser canalizados para iniciativas de maior valor estratégico. Paralelamente, a organização operava com múltiplos domínios dispersos, dificultando a gestão centralizada de identidades e impactando a experiência dos utilizadores.
Do ponto de vista dos colaboradores, as expectativas tinham também evoluído: acesso móvel, colaboração independente da localização geográfica, em tempo real, e ferramentas integradas eram já uma necessidade do dia a dia. A CVP precisava de dar um salto qualitativo na experiência digital dos seus colaboradores, sem comprometer a segurança nem a continuidade do serviço.
Os colaboradores são uma base comum da plataforma digital que abraçámos com a Claranet Portugal. Estarmos todos sobre esta base, permite-nos evoluir como instituição e trazer mais valias no dia a dia das pessoas a quem damos apoio."
António Sá, Coordenador da Área de Sistemas de Informação da Cruz Vermelha Portuguesa
Os Requisitos
Logo nas primeiras sessões de levantamento de requisitos, a equipa da Claranet Portugal identificou que o desafio da CVP ia além da simples migração de uma plataforma de email. O que estava verdadeiramente em causa era uma transição para um novo modelo de trabalho digital – e essa transição precisava de ser abordada de forma holística, contemplando tecnologia, pessoas e processos.
As equipas técnicas da CVP estavam focadas na modernização da infraestrutura de messaging e na redução da complexidade operacional. Outras áreas da organização centravam as suas preocupações na continuidade do serviço e no impacto para os utilizadores finais. Através de um processo estruturado de análise – envolvendo as equipas de Infraestrutura, Sistemas e Segurança – a Claranet Portugal conseguiu alinhar estas consolidar três requisitos fundamentais:
- Licenciamento Microsoft 365: disponibilizar a todos os colaboradores as ferramentas necessárias para beneficiarem plenamente do Workplace Digital.
Migração segura e estruturada: consolidar domínios e migrar a infraestrutura de email para o ambiente Microsoft 365, garantindo segurança, conformidade com políticas organizacionais e continuidade do serviço durante todo o processo.
Adoção e Gestão da Mudança: assegurar que os colaboradores não só tinham acesso às novas ferramentas, como também as utilizavam de forma eficaz e retiravam o máximo benefício do investimento realizado.
Esta abordagem integrada, que combinou avaliação técnica com compreensão organizacional, foi determinante para desenhar uma solução verdadeiramente ajustada à realidade da CVP. A experiência da Claranet Portugal em projetos de Modern Workplace e a sua capacidade de trabalhar de forma próxima com as equipas internas do Cliente foram fatores decisivos na escolha como parceiro, tal como a qualidade técnica e a expertise demonstradas pela equipa.
A Solução
A solução desenhada pela Claranet Portugal para a Cruz Vermelha Portuguesa foi estruturada em três eixos complementares, que englobaram tecnologia, processos e pessoas.
Migração para Exchange Online e identidade híbrida
A equipa da Claranet Portugal conduziu uma análise aprofundada do ambiente existente – arquitetura de Exchange On-Premises, dependências com outros sistemas, políticas de identidade e requisitos de compliance – antes de definir a estratégia de migração mais adequada.
A opção por uma abordagem híbrida inicial, suportada pelo Microsoft Entra Connect para sincronização de identidades entre o Active Directory local e a Cloud, permitiu realizar a migração de forma faseada, controlada e com mínimo impacto na operação diária. Em paralelo, procedeu-se à consolidação dos múltiplos domínios num único domínio da CVP, simplificando a gestão e a experiência dos utilizadores.
Programa de adoção Microsoft 365 com Gestão da Mudança
Reconhecendo que a tecnologia por si só não garante a mudança, a Claranet Portugal desenhou e implementou um programa de adoção estruturado com base na metodologia Prosci e no modelo ADKAR – um quadro reconhecido internacionalmente para guiar pessoas e organizações através de processos de mudança. O programa contemplou:
- Comunicações recorrentes para manter os colaboradores informados e envolvidos ao longo de todo o processo;
Um Centro de Conhecimento Microsoft 365 como recurso centralizado de aprendizagem e suporte;
Um Programa de Embaixadores para dinamizar a adoção internamente e criar uma rede de referência entre pares;
Sessões de Transmissão de Conhecimento por Aplicação, garantindo que cada equipa dominava as ferramentas mais relevantes para o seu contexto de trabalho.
Ao longo de todo o projeto, as equipas da Claranet Portugal trabalharam em estreita colaboração com as equipas internas da CVP, assegurando transferência de conhecimento, acompanhamento contínuo e uma abordagem que minimizou os riscos e garantiu a continuidade operacional em todos os momentos.
Procuramos conhecer bem o propósito da organização onde vamos implementar medidas de adoção de novas tecnologias, para que se crie maior proximidade com as pessoas; identificamo-nos com as tarefas que têm no dia a dia e pretendemos simplificá-las."
Armindo Dias, Public Sector Sales Senior Director da Claranet Portugal
Os Benefícios
O impacto da solução foi mensurável e significativo. O programa de adoção resultou em 1 500 utilizadores ativos e recorrentes na plataforma, de acordo com os dados dos Relatórios de Atividade do Microsoft 365 – um indicador claro de que a transição não foi apenas técnica, mas verdadeiramente organizacional.
Para além deste resultado quantificado, a CVP beneficiou de um conjunto de ganhos estruturais relevantes:
- Redução do esforço operacional de IT: a eliminação da infraestrutura de Exchange On-Premises libertou as equipas técnicas de tarefas de manutenção rotineiras, permitindo-lhes focar em iniciativas de maior valor estratégico;
Melhoria da colaboração e comunicação: os colaboradores passaram a dispor de ferramentas integradas e acessíveis em qualquer dispositivo e localização, potenciando o trabalho em equipa e a produtividade individual;
Simplificação da gestão de identidade: a consolidação de domínios e a implementação de um modelo de identidade híbrida simplificaram significativamente a administração de utilizadores e acessos em toda a organização.
Nós escolhemos a Claranet Portugal tendo em conta a sua capacidade técnica e a experiência que demonstraram na implementação de transformações digitais de Modern Workplaces. E também pelo facto da Claranet Portugal ter tido a capacidade de entender o conceito da Cruz Vermelha Portuguesa a nível nacional.”
António Sá, Coordenador da Área de Sistemas de Informação da Cruz Vermelha Portuguesa
O Futuro
A modernização do Workplace Digital é uma viagem contínua. Para a Cruz Vermelha Portuguesa, a migração para o Microsoft 365 e o programa de adoção concluídos em parceria com a Claranet Portugal representam a base de uma jornada de transformação digital que continua a evoluir.
Com uma plataforma moderna, segura e escalável como alicerce, a CVP está agora posicionada para explorar novas capacidades – desde a automação de processos internos com as ferramentas Power Platform, à adoção de soluções de Inteligência Artificial generativa para apoiar as suas equipas no terreno e na gestão central. A Claranet Portugal continuará a acompanhar esta evolução, como parceiro estratégico de confiança, ajudando a Cruz Vermelha Portuguesa a tirar o máximo partido das tecnologias Microsoft, ao serviço de uma missão que impacta a vida de um milhão de portugueses todos os anos.