A utilização de ferramentas inteligentes para automação de processos pode mudar, de forma significativa, a eficiência e a produtividade das Organizações. Os departamentos de Recursos Humanos são disso exemplo.

Pedro Mourão Martins, Solution Architect
Claranet Portugal

Os conceitos de low-code e no-code vieram mudar a forma como as organizações produzem e usam as aplicações para apoio ao seu negócio. As chamadas Business Applications, baseadas em processos de construção mais simplificados, fazem hoje parte do portefólio dos providers de soluções de Workplace Digital, que asseguram o desenvolvimento de aplicações mais customizadas, ao mesmo tempo que preparam os clientes para uma utilização eficaz das Apps criadas.

Neste domínio, a solução MS Power Platform tem assumido relevância entre as propostas para desenvolvimento de Business Apps, abrindo caminho à criação ágil de apps orientadas para os negócios e à sua integração com outras ferramentas de produtividade, comunicação e gestão – neste caso facilitada pelo ecossistema de aplicações Microsoft.

A automatização de processos é uma das áreas em que as organizações podem tirar maior partido das Business Apps. Por consequência, as ferramentas de Robotic Process Automation (RPA) têm capacidade para fazer toda a diferença neste contexto.

RPA aplicada aos Recursos Humanos

As ferramentas de RPA são aplicações de software (como robots por software) que podem automatizar tarefas repetitivas e baseadas em regras, geralmente executadas por colaboradores de forma frequente, mas quase sempre de forma morosa.

Pelo seu tipo, são tarefas que podem ser facilmente encontradas em departamentos de Recursos Humanos, onde existem diversos processos possíveis de automatizar e acelerar, com vantagens claras para os colaboradores e para organizações de todas as dimensões.

Entre as principais vantagens da utilização de ferramentas de RPA nesta área, destacamos três:

• Melhoria da experiência do colaborador - As ferramentas de RPA podem simplificar e acelerar processos que vão desde o processamento de ordenados, o envio dos mapas mensais de remunerações para a Segurança Social ou dos mapas de retenções para as Finanças, até à gestão de benefícios, despesas, desempenho, férias, processos de recrutamento ou até de onboarding.
  A automatização destes processos pode melhorar a satisfação dos colaboradores, apoiando-os nos processos, aumentando o seu envolvimento e facilitando a retenção de talento.

• Aumento da eficiência operacional – As ferramentas de RPA permitem reduzir os erros, os custos e os riscos associados a tarefas manuais e repetitivas de RH.
  A sua utilização pode também libertar as equipas do trabalho repetitivo e moroso, permitindo que os colaboradores se concentrem em atividades mais estratégicas e de maior valor acrescentado à organização.
• Aumento da produtividade – Ao tornar mais rápidos, precisos e com mais qualidade os processos de RH, as ferramentas de RPA possibilitam uma execução mais consistente e eficiente, face às mesmas tarefas executadas pelos colaboradores.
  Esses processos automatizados podem também ser integrados nos sistemas e nas plataformas existentes, de forma a otimizar os próprios workflows das organizações.

Exemplos de automatizações de processos

A experiência adquirida pela Claranet no desenvolvimento de soluções de Robotic Process Automation leva-nos a alguns exemplos associados a RH, diferentes entre si, mas que, comprovadamente, podem fazer enorme diferença na eficiência do colaborador e do próprio departamento.

Mapas de remunerações

Olhemos para um cenário em que, todos os meses, é necessário criar, formatar e enviar para a Segurança Social informação sobre as remunerações de mil colaboradores; ou dez mil!

Praticamente todo o processo de envio do mapa de remunerações para a Segurança Social pode ser automatizado usando uma ferramenta de RPA - desde o preenchimento do documento a enviar, abertura do browser e início da sessão no site da SS Direta, até à identificação da secção correta no site e ao upload do documento, recebendo a respetiva confirmação.

São tarefas que passam a não necessitar de intervenção humana direta, cabendo ao utilizador a monitorização dos passos e dos resultados do processo.

Recrutamento automatizado

Outro trabalho de RH que pode também beneficiar da automatização de processos é o recrutamento.

Por exemplo, é possível automatizar a receção de candidaturas, a sua organização e avaliação, gerando uma resposta automática sempre que uma candidatura é recebida por email e assegurando a gestão e arquivo dos documentos rececionados.
É ainda possível associar ferramentas de Inteligência Artificial para análise dos CVs que chegam à organização, definindo critérios de identificação que apoiem a identificação e escolha das candidaturas.

Using MS Power Platform
to automate
invoice management

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Processamento de despesas

Também as tarefas de processamento e gestão das despesas dos colaboradores exigem normalmente tempo e recursos. As ferramentas de automação integradas no MS Power Platform podem, de igual modo, ajudar de forma muito significativa a melhorar todo o processo.

Com base no know-how obtido com os projetos já implementados, a Claranet explica, através de uma infografia, como todo o processo pode ser automatizado - incluindo a receção, organização, reconhecimento ótico das faturas, validação, agregação e processamento para pagamento.

No universo das ferramentas para criação de Business Apps baseadas em low-code ou no-code, qualquer pessoa com o mínimo de formação poderá criar soluções e pequenas aplicações para executar tarefas como as que exemplificámos.
No entanto, nas situações que envolvem processos de negócio mais complexos, ou em que se prevê escalabilidade para outras tarefas, o recurso a um provider como a Claranet é verdadeiramente a solução mais eficiente para os clientes e para qualquer negócio.

Pedro Mourão Martins é Solution Architect na Claranet Portugal, centrando o seu trabalho como Business Applications Expert to Microsoft Technologies.

Com mais de 15 anos de experiência no desenvolvimento de soluções, trabalhou nas áreas de Web Commerce, Finance, Digital Television, Ticketing Systems e Analysis & Competitiveness.