A evolução do conceito de posto de trabalho deu origem a uma geração inovadora de ferramentas digitais, que está a levar a uma nova employee experience entre trabalhadores remotos e novos colaboradores.

Diogo Ferreira
Business Development Manager - Claranet Portugal

A diversificação de modelos de trabalho híbrido tem levado às organizações novos desafios na construção de um espaço de trabalho coeso e colaborativo. O objetivo é, cada vez mais, que os trabalhadores em modo remoto e os que se deslocam ao espaço de trabalho tenham os mesmos níveis de colaboração e produtividade.

Mas se esta relação tem tido na tecnologia um aliado precioso, o processo de onboarding a novos colaboradores e a sua ligação às equipas locais e remotas é ainda um desafio para muitas organizações.

A verdade é que a tecnologia pode facilitar estas relações virtuais e promover a partilha de conhecimento e cultura organizacionais de forma mais rápida. Desta forma, será possível proporcionar aos colaboradores, independentemente do seu modelo de trabalho, as oportunidades e recursos de que necessitam para serem bem-sucedidos.

Neste contexto, o mesmo tipo de tecnologias que têm sido fundamentais para uma experiência do utilizador positiva pode também contribuir para processos de onboarding eficazes, em que todos os colaboradores se sintam totalmente integrados e apoiados.

Os maiores desafios do Onboarding

Ao contrário da adoção das ferramentas digitais de colaboração registada nos últimos anos (cuja adesão em quantidade e velocidade foi fortemente impactada pelo contexto pandémico), as organizações têm resistido a dar igual importância a uma abordagem estruturada ao processo de onboarding. E o mesmo tem sucedido em relação às ferramentas digitais que o promovem, principalmente no caso de novos trabalhadores inseridos em modelos de trabalho híbrido.

Vários estudos globais* baseados nos inputs de responsáveis de RH, gestores e profissionais de tecnologia, em organizações de várias dimensões, suportam este comportamento em duas razões principais: pelo facto de existirem muitas outras prioridades de negócio; ou pelos eventuais custos elevados que os processos de onboarding implicam. Nada mais errado.

Um conjunto de novas ferramentas para o Workplace Digital permite hoje apoiar o processo de onboarding de forma contínua, garantindo períodos de integração mais rápidos e apelativos aos novos colaboradores, com maior produtividade num curto espaço de tempo.

NEO e VIVA: as respostas da Microsoft

O New Employee Onboarding (NEO) Solution Accelerator e o Microsoft VIVA Connections, integrados com o Microsoft Teams, são duas ferramentas da Microsoft que prometem apoiar este processo contínuo de onboarding. Elas permitem às organizações planear, implementar e gerir todas as etapas de forma simples e pouco morosa. Ambas as aplicações garantem um processo de implementação simples, uma vez que são construídas com base nas capacidades existentes no Microsoft 365.

O NEO Solution Accelerator é uma App Template de Microsoft Teams e, pode dizer-se, uma solução ideal para novas contratações. Proporciona aos novos colaboradores uma experiência de onboarding detalhada e consistente, a partir do momento em que recebem a proposta de admissão.

Esta aplicação liga os novos colaboradores aos seus colegas e à própria cultura da organização, garantindo que se sentem totalmente integrados e apoiados desde o primeiro dia. Para o efeito, inclui diversas funcionalidades de personalização, gestão e acompanhamento da utilização, incluindo:

• Hub para um conjunto totalmente personalizável de sites, para ajudar a fornecer aos novos colaboradores uma experiência de onboarding de excelência, incluindo pré-onboarding, onboarding corporativo e modelos de site de onboarding por departamento;
• Onboarding Checklist, que funciona como uma linha condutora que acompanha o novo colaborador através de uma lista de atividades configuráveis de onboarding;
• Métricas de utilização, que permitem analisar a interação dos novos colaboradores e medir a sua satisfação com a experiência.

Já a componente Connections do Microsoft VIVA funciona como um agregador de conteúdos corporativos onde os colaboradores podem explorar notícias, participar em conversas e interagir com outras pessoas na organização, nas aplicações e dispositivos que utilizam diariamente.

Reforça a identidade da organização com a marca e a experiência personalizada, unindo todos os colaboradores - desde trabalhadores de primeira linha a trabalhadores da informação - em torno da visão, missão e prioridades estratégicas da organização.

O Microsoft VIVA Connections inclui:

• Branding corporativo com o nome, logotipo e cores da organização, para uma experiência uniforme;
• Feed de comunicação que mantém as pessoas ligadas a uma visão única e personalizada, onde os colaboradores podem explorar notícias e juntar-se a conversas de toda a organização;
• Segmentação do público para fornecer o conteúdo mais relevante para o destinatário certo, classificado por departamentos, localizações, funções e outros critérios.

A implementação de ferramentas de apoio e gestão de onboarding, como estas duas soluções da Microsoft, pode ser fundamental para um processo de onboarding contínuo e seamless, num contexto em que os modelos de trabalho híbrido se estão a tornar norma.

Suportado pelas competências de parametrização e gestão da mudança da Claranet, será assim possível às organizações criarem ambientes de trabalho mais inclusivos e colaborativos.

*Dados do Brandon Hall Group compilados por Statista

Com 12 anos de experiência profissional, Diogo Ferreira é responsável pelo desenvolvimento da oferta de Modern Workplace na Claranet Portugal.

Com forte background tecnológico na indústria de TIC, especializou-se nas áreas de Cloud Office, Information Protection, Mobility e Security. Os últimos anos têm sido focados na adequação da oferta Claranet aos desafios e tendências tecnológicas no âmbito de Workplace, com o objetivo de entregar os melhores e mais adequados serviços aos clientes da Claranet.