Mais do que garantir o alinhamento com requisitos regulamentares, os procedimentos de compliance podem também contribuir para aumentar a eficiência operacional nas organizações. A chave está no equilíbrio entre os dois vetores.
O sucesso dos processos de transformação digital nas organizações depende sobretudo da escolha das soluções tecnológicas mais acertadas para cada objetivo de negócio, mas também da capacidade de gerir e promover de forma correta a implementação e utilização dessas tecnologias.
À medida que surgem ambientes tecnológicos cada vez mais complexos, desenhados para dar resposta a diferentes cenários e necessidades, as organizações enfrentam novos desafios na definição, operação e manutenção dos seus ecossistemas digitais.
A exigência dos requisitos associados aos processos de compliance e a maturidade da própria organização irão ditar as necessidades, devendo por isso ser considerado um planeamento da transformação logo na fase inicial de todo o processo. Por exemplo, é essencial uma escolha correta das soluções tecnológicas a adotar, acertadas para cada tipo de negócio, mas é também essencial que as organizações estejam dotadas da capacidade de gerir e promover corretamente a implementação e utilização dessas tecnologias.
Neste contexto, e independentemente do setor de atividade, é necessário ter em conta algumas questões com impacto direto no sucesso de um projeto de transformação:
- Conhecer e compreender o contexto, as necessidades e as expetativas da organização;
- Assegurar o alinhamento dos pontos críticos do negócio com os serviços de IT;
- Identificar resistências na organização, sejam elas de natureza pessoal ou corporativa – como por exemplo a dificuldade em reconhecer benefícios face a investimentos necessários;
- Adaptar as funções de IT às necessidades existentes;
- Promover novas competências e novas dinâmicas de gestão e de operação;
- Garantir a disponibilidade e a integridade das plataformas, de acordo com níveis de serviço adequados;
- Assegurar o alinhamento e conformidade entre as políticas e práticas de IT e as melhores práticas e tendências de mercado.
Conformidade… com eficiência
São inúmeros os benefícios conseguidos ao adotar referenciais e requisitos de compliance, e vão desde a melhoria do controlo e reporting (métricas), a diminuição de riscos e de custos, à governança corporativa e ao aumento de satisfação dos clientes -, dependendo, claro, do tipo de referencial(ais) a adotar e dos objetivos de cada organização.
No entanto, qualquer dos benefícios só será entendido pela organização como valor real se resultar explicitamente num aumento da eficiência operacional.
Para que os projetos de transformação digital tenham os resultados esperados e as organizações consigam rentabilizar, de forma cabal, o investimento, é necessário alinhar a tecnologia com políticas e práticas internas de utilização e a conformidade com os regulamentos em vigor.
Anteriormente vistos como dois tipos de procedimentos de difícil integração – ou mesmo antagónicos dentro das organizações – os projetos de conformidade e de eficiência operacional podem hoje contribuir em conjunto para o cumprimento da legislação e para o aumento da produtividade dos profissionais, de forma a alcançar mais rapidamente os objetivos de negócio delineados.
A implementação de referenciais baseados numa abordagem por processos, permite que as equipas trabalhem coordenadamente, de forma organizada e consciente da sua contribuição para os objetivos globais.
Da visão inicial à melhoria contínua
Numa primeira fase, a junção destes dois processos deverá ser antecipada por um assessment rigoroso, que consiga definir o que é necessário mudar e que faça o enquadramento correto dessas necessidades.
A escolha de um parceiro com know-how nas respetivas áreas de atividade das organizações é também essencial, para que seja possível adicionar verdadeiro valor na implementação das alterações necessárias a essa transformação digital.
A Claranet desenvolveu uma framework de referência que privilegia o equilíbrio entre conformidade e operacionalidade, de modo a melhorar significativamente a produtividade nas organizações sem sobrecarregar as equipas com burocracias.
A componente de compliance surge como pilar para a eficiência operacional, contemplando aspetos como a visibilidade e estruturação dos fluxos de trabalho, a definição de métricas de acompanhamento, bem como a identificação de oportunidades de melhoria.
Tudo isto é normalmente organizado em cinco etapas:
Nos quatro primeiros passos que compõem esta metodologia de trabalho é feita uma avaliação de cenários e das capacidades internas da organização, de forma a serem definidos objetivos, estratégias para os atingir e delinear formas de execução, envolvendo metodologias ágeis para a concretização da mudança; a segunda fase serve para analisar os resultados do processo de transformação, para recolher e analisar dados objetivos que identifiquem oportunidades de melhoria e, por consequência, definir estratégias para a sua concretização.
Para alcançar o sucesso no apoio às organizações durante os processos de transformação, a Framework desenvolvida pela Claranet tem como base cinco pilares de atuação, com os quais acompanha proactivamente o cliente nas diferentes fases do projeto:
É o conjunto dos procedimentos e a utilização correta de metodologias e das ferramentas que vão ditar o sucesso de um projeto de transformação digital como o que a Claranet preconiza, garantindo que as organizações conseguem potenciar as políticas de conformidade para alavancar a eficiência operacional.
Num contexto cada vez mais desafiante, mas onde as soluções tecnológicas respondem cada vez melhor às necessidades das organizações, cabe a estas soluções de gestão de processos o papel de garantir a capacidade de alinhar as componentes de governance, processos, ferramentas e pessoas num único objetivo.
