Depois do regresso ao escritório e da aposta nos modelos híbridos de trabalho, a customização do Workplace é o passo seguinte no processo de transformação digital das organizações.
O recente aumento da aposta das organizações na digitalização - mais ou menos pensada e preparada -, teve o condão de permitir a sobrevivência de muitas delas e a sua progressão durante o contexto global de confinamento.
Fechado o capítulo da pandemia e concretizado o regresso presencial, ou em modo híbrido, aos escritórios, é agora tempo de dar o salto para uma nova realidade digital, na qual a customização do Workplace abre as portas a uma renovada relação dos colaboradores com a tecnologia e a um novo paradigma de produtividade.
No centro deste paradigma estão, definitivamente, as pessoas. O cenário em que se movem é agora feito com novas ferramentas tecnológicas cada vez mais automatizadas, que facilitam a integração de diferentes serviços e processos e promovem a inovação.
O exemplo do IPDJ
A partir da reestruturação total do seu IT - infraestruturas, ferramentas de produtividade, aplicações de negócio e áreas de suporte - o Instituto Português do Desporto e Juventude apostou na customização do seu Workplace, passando por um processo de adoção para soluções que reforçam a autonomia dos colaboradores, a inovação e a cultura digital na organização, incluindo a componente de governance.
Claranet | Fast Forward - Hybrid Workplace: Customize Workplace
Conheça em detalhe este projeto.
Para que a automação e a inovação funcionem como um real valor-acrescentado para as organizações é necessário repensar os processos de colaboração digital – entre empresas e colaboradores de diferentes gerações, skills e metas profissionais -, criando um equilíbrio na relação das pessoas com a tecnologia, face aos objetivos estabelecidos.
Esse processo deverá incidir em três vertentes: Enterprise Service Management; Governance; e Cultura Digital.
Enterprise Service Management
As organizações procuram trabalhar de forma cada vez mais digital e usar a tecnologia para resolver desafios operacionais específicos dos seus negócios. A integração e interligação de diferentes serviços em workflows digitais é um dos exemplos dessa transformação, o que tem levado a uma procura crescente para que serviços tipicamente mais administrativos – RH, área financeira, área de facilities – adotem metodologias ou processos alinhados com o IT Service Management.
Nesse processo é também importante atender às necessidades e exigências dos colaboradores, relativamente aos serviços e às ferramentas providenciados pela própria organização. É essencial aproveitar as diferentes skills dos utilizadores e potenciar as suas competências tecnológicas, aproveitando o que de melhor as pessoas têm para oferecer ao nível do planeamento, utilização, desenvolvimento, suporte, etc.
Governance
As organizações devem seguir a ideia de que, para um máximo de liberdade, tem também de existir um controlo das tecnologias adotadas para promover a respetiva transformação digital.
Com a enorme panóplia de soluções e de aplicações disponibilizada aos colaboradores, para que estes explorem as capacidades destas ferramentas e aumentem, em paralelo, a sua motivação, é crucial preparar e fazer a gestão das novas tecnologias que aparecem no Workplace.
Isto aplica-se de forma transversal aos vários processos internos e às várias aplicações usadas, mas o exemplo da criação de aplicações com no-code e low-code ajuda a enquadrar a importância do Governance: há que dar autonomia aos colaboradores, aproveitando as suas necessidades, conhecimentos e criatividade para otimizarem os processos de negócio, mas sempre com um controlo do que é a área do IT.
Cultura Digital
Por último, e não menos importante, o tema da cultura digital, pois de pouco valerá às organizações disponibilizar tecnologia cada vez mais avançada e alinhada com o que se está a passar em termos digitais, se não for acompanhada pela passagem de conhecimento, permitindo que os colaboradores possam absorver e usufruir dessa mesma tecnologia.
A promoção de uma cultura digital, através do desenvolvimento de um processo de apoio à adoção, permitirá assim dar um bom uso das soluções tecnológicas implementadas, independentemente dos níveis de complexidade associados a essa utilização.
Ao mesmo tempo, promovendo a vontade, a necessidade e a capacidade de fazer uma boa utilização dessa tecnologia, as organizações conseguem fornecer aos seus colaboradores as bases para processos de adaptação mais simples e rápidos a novas soluções tecnológicas que possam surgir, reduzindo curvas de aprendizagem e a necessidade de utilização de serviços de suporte.
Workplace “à medida”
A customização do Workplace é assim uma etapa crucial para as organizações tirarem real partido do processo de transformação digital, através da utilização de soluções tecnológicas que promovam a automação de processos e facilitem o desenvolvimento de ferramentas para responder a necessidades específicas. Recorrendo, como já referimos, a aplicações e ferramentas no-code ou low-code para o desenvolvimento rápido de apps que ajudem a solucionar os desafios operacionais de integração e interligação de workflows.
Tendo como base a utilização dessas ferramentas que privilegiam uma aposta na automação e na inovação, é a partir da implementação de processos de gestão, de governance e de uma verdadeira cultura digital que as organizações podem capitalizar o investimento num novo paradigma de Workplace – mais digital e mais voltado para os colaboradores e para a resolução das necessidades específicas das operações.
Written by Diogo Ferreira - Workplace Solution Strategist
Com mais de 10 anos de experiência profissional, Diogo Ferreira é responsável pelo desenvolvimento da oferta de Modern Workplace na Claranet Portugal.
Com forte background tecnológico na indústria de TIC, especializou-se nas áreas de Cloud Office, Information Protection, Mobility e Security. Os últimos anos têm sido focados na adequação da oferta Claranet aos desafios e tendências tecnológicas no âmbito de Workplace, com o objetivo de entregar os melhores e mais adequados serviços aos clientes da Claranet.
Written by Rafael Sardinha - Change Management Lead
Rafael Sardinha promove a Transformação Digital dos negócios através de uma visão orientada para as pessoas.
Certificado pela Prosci, possui experiência na liderança de programas de gestão de mudanças tecnológicas, construindo relacionamentos fortes e capacitando a Criatividade e Produtividade das Pessoas, com o objetivo de alcançar a felicidade no local de trabalho.
Written by Ricardo Moreira - Managed Workplace Services Director
Com mais de 15 anos de experiência no setor das Tecnologias da Informação, Ricardo Moreira é um apaixonado por informação, comunicação e pelos desafios gerados por negócios estimulantes.
Ao longo do seu trajeto profissional construiu uma extensa experiência em planeamento, implementação e suporte de soluções tecnológicas acessíveis e inovadoras.