O regresso ao escritório é provavelmente o maior desafio ao conceito de Workplace Híbrido até agora colocado às organizações. A melhor resposta passa por um olhar muito atento sobre tecnologias, processos e pessoas.
Há mais de 18 meses que assistimos, em todo o mundo, a movimentações dinâmicas para assegurar a continuidade operacional das organizações no meio da pandemia.
Atravessando diversas fases de confinamento e medidas de controlo de movimentação de pessoas – e face à redução do número de infetados e grande percentagem de população vacinada -, chegámos a um ponto em que grande parte das organizações começou a trabalhar no sentido de criar as condições para o regresso ao escritório e, desta forma, tirar maior partido do cenário de Hybrid Workplace.
Ainda assim, com a incerteza causada pelas diversas variantes e os condicionamentos que as mesmas trazem aos modelos de trabalho, é certo que as organizações não devem deixar de considerar a segurança dos colaboradores, equipamentos e espaços físicos.
Acreditamos que grande parte das organizações não teve em linha de conta um conjunto de novas variáveis que a própria pandemia também acabou por trazer a esta renovada realidade.
Para grande parte dos colaboradores a trabalhar há largos meses num cenário de home office, a perspetiva do regresso ao escritório pode ser acompanhada de ansiedade e de uma maior carga de stress:
- não existirem formas de garantir a necessária distância social que continua a ser recomendada pelas organizações de Saúde Mundial;
- não existir previsão do número de pessoas que poderão estar no mesmo espaço em simultâneo, o que condiciona o sentimento de segurança no próprio regresso;
- vão continuar a existir outras pessoas em home office e as reuniões virtuais mantêm-se – muitas vezes em open space - com múltiplas reuniões em simultâneo - pondo em causa a capacidade concentração e produtividade.
Tendo em consideração estas variáveis, acreditamos que as organizações deverão repensar as orientações de Workspace Management de forma mais profunda. Tal poderá ser concretizado com a implementação de plataformas onde os colaboradores podem reservar o seu posto de trabalho de forma ágil, para conseguir uma boa a experiência de utilização dos processos e plataformas colocados ao seu dispor. Importa, neste caso, garantir uma visão clara do número de lugares reservados e, de alguma forma, dar maior liberdade ao colaborador para selecionar uma zona onde se sinta mais seguro e rodeado de outros colaboradores que integrem a dinâmica do seu dia-a-dia.
Por outro lado, o novo olhar sobre o Workplace irá permitir que as organizações tenham uma visão clara da taxa de ocupação dos seus escritórios, bem como das zonas com maior densidade de colaboradores por período horário, diário, semanal e mensal.
Essa informação pode tornar-se uma importante ferramenta auxiliar para a tomada de decisão referente à reorganização dos espaços, com o objetivo de continuar a garantir o necessário distanciamento social e, eventualmente, a criação de mais espaços de colaboração ou até mesmo a implementação de office pods, de forma a salvaguardar o equilíbrio sonoro do open space.
Gestão dos dispositivos
Ao longo destes meses assistimos também a uma preocupação crescente com a gestão do parque informático, principalmente sob o ponto de vista da segurança, estando grande parte dos equipamentos a ser utilizados fora do escritório e/ou em situações fora da rede empresarial.
Os métodos de gestão de políticas de update do sistema operativo e as atualizações de segurança foram colocados em causa, condicionando a capacidade das organizações em manter controlado e gerido o seu ecossistema de postos de trabalho. Passou assim a ser necessário repensar as plataformas de gestão dos equipamentos para uma abordagem que permita também uma gestão remota dos postos de trabalho, retirando da equação o local onde os mesmos são utilizados – essa abordagem passa a depender apenas de uma ligação à internet, o que nos dias que correm é praticamente um dado adquirido no desempenho das funções de praticamente todos os colaboradores.
Neste cenário, várias organizações avaliaram a importância de salvaguardar os seus dados em ambientes controlados, face ao risco de os equipamentos não estarem a ser devidamente atualizados sob o ponto de vista de segurança. Os ambientes de trabalho virtualizados surgem como a principal resposta a esse risco, seja pelo facto de a informação passar a residir num ambiente controlado pela própria organização, seja por permitir introduzir um modelo de Bring Your Own Device (BYOD), onde qualquer equipamento do colaborador se poderia transformar num posto de trabalho seguro, para acesso remoto a ambientes de trabalho e aplicações virtualizados.
Recuperar as dinâmicas da formação
Por último, o regresso ao escritório é uma oportunidade para recuperar as dinâmicas de formação e, principalmente, de maior foco na gestão da mudança digital, cujo processo ocorreu de forma acelerada e menos planeada em virtude do cenário pandémico.
Tirar partido do momentum para criar programas de adoção de plataformas de produtividade e colaboração, alavancado em metodologias de gestão da mudança, é fator-chave para dar resposta aos desafios atuais e preparar os cenários de indefinição que ainda se avizinham.
Sendo certo que o modelo de Hybrid Workplace veio para ficar, também é certo que os modelos de gestão de espaços de trabalho terão que ser repensados, de forma a salvaguardar a segurança física e sanitária dos colaboradores, a condição ambiente e sonora dos espaços, assim como os modelos de gestão de posto de trabalho e as dinâmicas de desenvolvimento das competências digitais dos colaboradores.
Solução Claranet + Maptician
As ferramentas de gestão de Workplace assumem, por estes dias, um papel preponderante no processo de organização do regresso dos colaboradores ao escritório. É o caso da Maptician – uma ferramenta online para gestão do Workplace em tempo real – que garante às organizações a capacidade de gerirem a presença dos colaboradores no escritório, obter analíticas de utilização dos espaços e definir várias estratégias de trabalho em modo híbrido, entre outras funcionalidades, solucionando assim vários desafios associados ao regresso ao escritório.
Claranet | Fast Forward - Hybrid Workplace: Return to Office
Aborda o regresso ao escritório e a Maptician como ferramenta de Workspace Management.
A Claranet possui uma parceria com a Maptician para a integração desta ferramenta nas soluções de Workplace Digital fornecidas aos seus clientes, mas esta oferta é reforçada com um know-how adicional: a Claranet adotou a aplicação da Maptician no próprio processo de regresso ao escritório dos seus colaboradores em Lisboa e no Porto, o que permite obter insights mais aprofundados sobre as capacidades de criar e gerir diferentes modelos de Workplace Híbrido, de acordo com diferentes necessidades.
