O MS Teams trouxe às organizações uma nova capacidade de gestão dos processos de colaboração. Mas é essencial garantir os serviços de setup, adoção e de suporte adequados, de modo a aproveitar o (enorme) potencial desta ferramenta – para aumentar a produtividade e reduzir custos.
Com o fim do suporte ao Skype for Business a 31 de julho de 2021, as organizações ganharam uma oportunidade adicional para implementar ou atualizar os seus sistemas de colaboração. O MS Teams tornou-se na principal ferramenta de colaboração global, mas muitas empresas continuam a adiar a sua implementação – sobretudo nas componentes de voz e vídeo -, cada vez mais necessárias num contexto de mobilidade e trabalho remoto.
A verdade é que o Teams consegue agregar, como nenhuma outra ferramenta do género, um conjunto de procedimentos e tipos de comunicação que tornam toda a colaboração entre utilizadores – internos e externos – mais fluída, simplificada e eficaz.
Muitas organizações já confirmaram na prática as vantagens do Teams ao nível da partilha, em tempo real, de documentos de trabalho com toda a segurança, das capacidades de atualização conjunta e, sobretudo, de gestão da colaboração adequadas a inúmeros tipos de empresas, projetos e áreas de negócio.
Por outro lado, muitas perceberam também que a utilização do Teams em sinergia com outras ferramentas Microsoft facilita a gestão mais eficaz de componentes, como o armazenamento, as infraestruturas físicas de TI, as comunicações, a capacidade de processamento e comunicação, ou mesmo a integração de dispositivos móveis no processo de colaboração.
Importa agora reforçar o papel que o mesmo MS Teams pode ter na componente das comunicações multimédia, sobretudo da introdução da voz nos processos de negócio e na integração com os restantes procedimentos de comunicação e colaboração.
MS Teams Calling
O Microsoft Teams permite integrar todas as capacidades de comunicações por voz normalmente associadas a uma central telefónica, mas agora numa lógica de disponibilidade anywhere, sob a designação genérica de Teams Calling.
Dentro de uma interface comum, os utilizadores podem realizar e receber chamadas, seja no desktop ou nas apps moveis, com acesso centralizado aos seus contactos, a que se juntam um leque de outras funcionalidades relevantes, das quais destacamos:
- Chamadas de grupo e 1:1 (1:1 & Group Calls)
- Reencaminhamento de chamadas para um Grupo (Forward to Group)
- Voicemail com transcrição (Voicemail with Transcription)
- Toques simultâneos (Simultaneous Ringing)
- Chamada em espera (Call Queue)
- Atendimento/assistência automática (Organization Auto Attendant)
- Roteamento de chamadas com base na localização (Location-Based Routing)
- Regras de reencaminhamento (Routing Rules)
- Portal de diagnóstico da qualidade das chamadas (Call quality diagnostic Portal)
Por ser uma plataforma em constante atualização e com as funcionalidades disponibilizadas numa lógica de layers, as organizações têm a possibilidade de fazer uma integração das respetivas características de acordo com as suas necessidades, adaptando os processos de adoção e utilização aos objetivos de negócio estabelecidos.
Para mais detalhes sobre estas funcionalidades pode consultar o artigo da Claranet sobre a utilização da voz no Teams ou assistir ao Webinar “Microsoft Teams Calling Plans” no âmbito do ciclo de webinars Workplace Reset promovido pela Claranet
Fatores diferenciadores Claranet
De pouco valerá aceder a ferramentas de colaboração inovadoras e a um leque generoso de funcionalidades, se as etapas de setup, adoção e suporte não forem acauteladas em todos os momentos do processo – e, de preferência, de forma contínua.
A transformação do Workplace, acelerada pelo contexto pandémico e pela necessidade cada vez maior de assegurar a continuidade do trabalho, mesmo em contextos adversos e localizações afastadas, obrigou à adoção de ferramentas de colaboração mais potentes, complexas e seguras. No entanto, essas mesmas ferramentas devem possuir uma arquitetura simples e modular, que facilite o mais possível a adaptação a cada caso, com processos de aprendizagem rápidos, utilização intuitiva, ágil e soluções de suporte eficazes. Se o MS Teams corresponde a estes requisitos, é crucial saber aproveitar e colocar em prática essas mesmas funcionalidades, de forma a extrair um valor real do seu potencial.
O modelo que a Claranet preconiza para potenciar o MS Teams nas organizações assenta fundamentalmente em dois fatores: por um lado na elevada especialização dos seus profissionais e na qualidade da sua oferta, alicerçados no estatuto de Advanced Specialized Parner Microsoft; e por outro lado numa oferta estruturada de Managed Workplace Services, que cobrem os processos de adoção, utilização, atualização e suporte, com um acompanhamento permanente do utilizador e do IT da organização.
A este nível é também importante destacar a estratégia de Workplace assumida pela Claranet, baseada na metodologia de Change Management e no seu impacto nas pessoas. Ao priorizar o fator humano, com base na metodologia certificada Prosci, a Claranet acredita no aumento da eficiência e da produtividade das pessoas, bem como nos respetivos ganhos de tempo como resultado final.
As organizações enfrentam cada vez mais desafios para assegurar a disponibilidade permanente de recursos de TI no apoio aos seus postos de trabalho. Ao associar Managed Workplace Services ao processo de transformação do Workplace baseado no MS Teams, é possível aumentar de forma significativa a rentabilidade dos postos de trabalho, garantindo, ao mesmo tempo, disponibilidade, segurança e suporte permanentes.
